ビジネスをする上で最も大切なのは自分のこと、そして自分のビジネスの内容を相手に知ってもらうこと。ですが、そのために大々的な広告や宣伝を行おうとしても、予算的な制約、あるいはそういう宣伝手法ではうまくいかない場合が多々あります。特に個人事業主などの場合は昔ながらの人脈やクチコミの評判などを駆使して、仕事をもらってくることが多いのではないでしょうか。ネット上で広く仕事を募ることができるネットサービスを利用しても、同じようにクチコミと評価はついて回ります。そのため、いわゆる「よい印象」を相手に与えることは非常に重要になってきますし、逆に言えば、ちょっとしたテクニックを使えば、非常にローコストで大きなメリットと収益をもたらす可能性もあるわけです。
というわけで、アメリカの有名なビジネス雑誌「ビジネスウィーク」のサイト上で紹介されている「ビジネスで相手によい印象を与える7つのテクニック」を見てみましょう。
詳細は以下から。
Rules for Making a Good Impression - BusinessWeek■ルールその1：24時間以内に返信する
著者が次作となる本を執筆中に遭遇した経験によると、最も成功した会社を運営している人々は最も反応が素早い人々と同じであったそうです。著者が録音メッセージを残したり、電子メールを彼らに送ると、彼らはオフィスであろうが旅行先であろうが、すぐに返信してきたとのこと。例えばある女性は5000人の従業員を監視しており、24時間以内にメールで返信することをポリシーにしています。彼女が言うところによると、彼女の反応は従業員に手本として反映されていくそうです。彼女が従業員の質問にすばやく答えれば、最終的には顧客にすばやく返信する重要性を理解してもらえるそうです。
■ルールその2：熱心に歓迎すること
顧客か従業員が電話してあなたが答えるとき、それはあなたには話す時間がある、ということを暗に示しています。あまりにも多くの人々が電話の間もマルチタスク状態になっており、質問に答えている間にバックグラウンドでは別の作業をしていることも多々あります。そのため、あなたの顧客や従業員に対して細心の注意を払う必要があり、あなたが心を込めて聞いて歓迎している意志を相手に伝える必要があります。もし時間的に都合が悪いようであれば、あとで行うのも良い方法です。
■ルールその3：アイコンタクトを行う
顧客や従業員と会話する際には目で相手をちゃんと見ましょう。会話中に携帯電話の画面を見続けるような真似は差し控えましょう。相手に十分気を配れば、彼らの見解や洞察がちゃんと評価されていると感じてもらえます。
■ルールその4：留守電には賢く伝言を残すこと
第一に、長く漫然と語り、最後に自分の電話番号を言うような伝言メッセージを残してはいけません。簡潔で要領を得るようにしておきましょう。あなたの名前、電話した日時、そして電話番号を最初に話しましょう。それから最後に電話番号をゆっくりともう一度繰り返しておけばOKです。
■ルールその5：コンタクトを取る場合には敬意を払いましょう
カンファレンスのまとめ役になっている人が最近語ったところによると、参加者がブースで拾った名刺の連絡先に対して、勧誘のおしらせばかりを投げてくるので、出席者が不平不満を言い始めたとのこと。もし誰かがあなたに名刺をくれたとして、それは会話を始める招待でしかないのです。決して、電子メールで爆撃するかのように絶え間なく「ニュースレター」を装って送りまくって良いという許可ではありません。また、あなたがどのようなビジネスを行っているかを説明する10MBものファイルを送って良いという招待でもありません。
■ルールその6：あなたの電子メールに気を配りましょう
電子メールについて言えば、内容は簡潔にしておきましょう。時間は限られています。件名は読む人の注意を引くような必要最低限の単語を組み合わせたものにし、本文の1行目から2行目にかけては関連する情報を、1つか2つ程度の短いパラグラフが続くようにしましょう。さらに適切な句読点と文法を使用することを忘れてはいけません。誤字脱字にも気をつけましょう。
■ルールその7：手書きの手紙で相手に思い出してもらう
手書きの手紙などを最後に受け取ったのはいつだったでしょうか？著者によると、よく知られているフランチャイズチェーンの最高経営責任者との会談の後、彼の商品についていくつかのクーポンと短い手書きのサンキューメルが入った封筒を受け取り、驚いたとのこと。クーポンは少量でしたが、この行為は著者に大きな印象を残したとのこと。やはり手書きの温かみというものはよい印象を与えるようです。
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